Digamos que você seja um caixeiro viajante às voltas com dez namoradas. Digamos que você precise disparar emails para nove delas justificando sua ausência no Dia dos Namorados. Muito frio? Não necessariamente. Combinando o Gerenciador de Contatos do Outlook com o Publisher, dá para, a partir de uma template engraçadinha, personalizar campos como Nome e Cidade, de modo que a comunicação fique bem mais pessoal.
Essa interação também pode ser bem útil se você estiver, por exemplo, organizando uma baladinha em casa, daquelas em que os rapazes levam bebidas e, garotas, petiscos. Na hora de disparar, você estabelece que os rapazes devem receber emails em que o campo X esteja preenchido pela palavra "bebes". E, as garotas, "comes".
Com uma template do Publisher aberta, clique no menu Ferramentas, aponte para Mala Direta e Catálogos e clique em Mala Direta por Email. Surgirá o Painel de tarefas do lado esquerdo da sua janela com todas as instruções de como mesclar dados de uma lista de destinatários com o documento de e-mail que você criou no Publisher. É bem explicadinho mesmo. Basta ir seguindo os "passos" - fique ligado no pé do painel.
Selecione a origem de sua lista de destinatários. Desça o cursor para clicar em Próxima: Crie Uma Lista de Destinatários ou Conecte-se a Ela. Cheque seus contatos e clique em OK, para passar para a próxima etapa.
É aqui que você escolhe os dados de sua lista de contatos que irão aparecer no e-mail (se você ainda não estava convencido da importância de preencher aquele cadastro de contatos do Outlook direitinho, vai entender agora). Se você quiser um campo que não está previsto no template, basta criá-lo, clicando no ícone com o Azinho (caixa de texto), bem à esquerda da tela. Para seguir adiante, clique no ponto do email onde deve aparecer a informação e, em seguida, na informação listada em si. Nesses print screens fizemos um exercício mexendo no primeiro nome dos destinatários e em suas cidades.
Nas setas de Visualizar Destinatário, você pode ver como seu email vai se modificando. Em Editar Lista de Destinatários, escolhe que customização vai atingir quem. Clique em Próxima: Crie Publicações Mescladas e em Enviar Email. Aparecerá uma janela onde você pode colocar o assunto do email - também customizável. Aí é só disparar.