Para entender o funcionamento do Conversor de Medidas para Culinária, é importante saber antes o que é um banco de dados. Quando você ouvir falar em banco de dados, pense em uma tabela. Linhas e colunas. Num banco de dados, as linhas são chamadas Registros e, as colunas, Campos. Ex.: Se você tem um catálogo de endereços como banco de dados, os campos serão Nome (dos cadastrados), Rua etc. Os dados que você preenche são os registros. Mesmo no nosso Conversor, que foi feito no Word, o banco de dados fica salvo no Access.
Você pode colocar os campos de sua base de dados diretamente no documento principal, no Word. Se você usar no banco de dados do Access um campo chamado "Nome", no documento principal do Word aparecerá algo do tipo «Nome». Clique na aba Correspondências e em Visualizar Resultados: você verá o nome digitado no primeiro registro do seu banco de dados do Access aparecer no lugar de «Nome». Isso também funcionaria no nosso Conversor de Medidas, mas, para facilitar, colocamos um menu Combo Box no qual é possível escolher entre vários alimentos.
Um assistente auxilia durante os seis passos necessários para a criação de uma mala-direta. Clique na aba Correspondências, em Iniciar Mala Direta e em Assistente de Mala Direta Passo a Passo. O primeiro passo é determinar o que você quer fazer: cartas, mensagens de e-mail, envelopes. Escolha e clique em próxima. No passo 2, você decide se quer utilizar o documento aberto ou iniciar a partir de um modelo. No passo seguinte, você decide de onde vem os dados: uma lista existente, o Outolook, uma nova lista. Nós escolhemos Iniciar uma Nova Lista. Ao escolher esta opção, clique em Criar no centro da janela de mala direta.
Na janela você pode digitar uma nova lista, mas, antes disso, é preciso determinar quais são os campos você vai precisar. No Conversor, escolhemos Alimento, Unidade, Quantidade etc. Para fazer sua escolha, basta clicar no botão Personalizar e determinar quais vão ser os campos que você precisa.
Digite os dados e salve o arquivo. Veja que ele será salvo no formato do Access (mdb). Agora você pode trabalhar na criação de seu documento de mala-direta. Depois de determinar que informações você quer que venham da base de dados, basta clicar em Inserir Campos de Mesclagem e escolher os campos que você quer de sua base de dados.
O processo de mala-direta pode chegar à impressão de cartas, envelopes, etiquetas etc. Mas, como para nosso Conversor de Medidas podemos trabalhar sobre o documento principal, este assunto ficará para próximos posts.
Abs, Humberto.